Ontplofte mailbox

Ontploft jouw mailbox als je er een paar dagen niet naar gekeken hebt?
Heb je ook net vakantie genomen en zakt de moed je in de schoenen als je ziet dat je 900 nieuwe berichten hebt?

Vanwege de winterserie masterclasses die ik momenteel geef heb ik me de laatste tijd nog eens extra verdiept in outlook. Wat me daarbij opvalt is dat er op Youtube en via google veel tips te vinden zijn over het gebruik van alle slimmigheden die Outlook biedt. Ik heb me zitten afvragen of ik al die handige trucs moet leren. En of ik ze moet gaan toepassen. Om vervolgens aan jou te kunnen leren.

Na een tijd hierop broeden kom ik toch steeds terug op het thema dat mij het meeste bezighoudt. En dat is hoe ik zorg dat er minder mail in je inbox terecht komt. Zodat je zo min mogelijk tijd hoeft te besteden aan het lezen en beantwoorden ervan.

Zorgen die handige tools er nou echt voor dat je een lege inbox hebt? Dat is de filter waarmee ik alles bekijk.

De afgelopen weken heb ik mijn aandacht nodig gehad voor andere zaken dan mijn mailbox. Normaal gesproken staat het opruimen van mijn mailbox 1 x per week in mijn agenda. Een half uur. En daarna een uur voor het beantwoorden van vragen die via de mail zijn binnengekomen.

Doordat ik de afgelopen weken mijn vaste uurtje had overgeslagen had ik vandaag een berg aan mail te verwerken. Ik merkte dat ik me daardoor onrustig begon te voelen. Ik had mezelf er vandaag een uur voor gegeven maar het leek niet te gaan lukken om het binnen die tijd allemaal te verwerken. Ik voelde dat ik daardoor geprikkeld raakte. In mijn hoofd switchte ik steeds tussen de inhoud van de mail en de vraag hoe ik zorg dat ik dit afkrijg.

Ik ben benieuwd of jij dat herkent?

Wat ga ik doen? Na dat uur stoppen en weten dat ik het niet af heb? Wat weer onrust geeft. Of er te lang mee bezig zijn en daardoor niet toekomen aan andere werkzaamheden?

En zo switcht het heen en weer in mijn hoofd en dat is al helemaal niet goed voor de concentratie.

Een manier om daar iets aan te doen is de OBO regel.
Openen, Beslissen, Organiseren.

Hiermee wordt voorkomen dat je een mail leest, er niets mee doet, de mail laat staan, misschien zelfs weer op ongelezen zet en doorgaat naar de volgende mail. Veel mensen werken op die manier. Dat lijkt op de korte termijn handig. Je scant even snel het bericht en kunt dan gauw alles langslopen. Het vervelende is echter dat je op die manier meerdere keren hetzelfde bericht tegenkomt. Want de volgende keer dat je weer je berichten scant kom je het opnieuw tegen. En als je het dan weer laat staan dan kom je het de keer erna weer tegen.

Door gelijk de eerste keer dat je het bericht leest te kijken of je er iets mee moet doen en de mail daarna op te ruimen voorkom je dat je meerdere keren dezelfde berichten leest. Bedenken of je iets moet met een bericht dat je krijgt is een belangrijke tussenstap.

Is dit bericht echt voor mij?
Moet ik er iets mee?
Kan de verzender niet verder zonder een actie van mijn kant?
Bevat het bericht informatie waar ik zelf om had gevraagd zodat ik verder kan met een belangrijke taak?

Of is het louter een informatie brengende boodschap?
Een discussie?
Een peiling van meningen?
Een nieuwsbrief?

Je raadt het al. Veel berichten zijn wellicht interessant maar je hoeft er lang niet altijd direct iets mee. Als je er überhaupt al iets mee moet.

Je maakt dus een afweging:
1 Hier moet ik NU iets mee
2 Hier moet ik een ACTIE voor inplannen.
3 Hier hoef ik NIETS mee

Drie mogelijke acties:
1 NU beantwoorden
2 Actie in je Agenda zetten
3 Nu verwijderen

Daarna ga je uitvoeren wat je moet doen.
1 Betreft het een actie waar iemand echt op zit te wachten en die echt direct beantwoord moet worden dan geef je een reactie.
2 In een aantal gevallen zul je wel iets met de mail moeten doen maar hoeft dat niet direct. Je pakt je agenda erbij en kijkt op welk moment je tijd hebt om de bijbehorende actie uit te voeren. Misschien heb je wat tijd nodig om na te denken over de vraag. Of moet je er iets voor opzoeken. Plan deze actie op een moment dat je er ook echt tijd voor kunt maken. Verplaats de mail vervolgens naar een map waar je dit bericht daarna gemakkelijk terug kunt vinden. Zelf zet ik er in mijn agenda vaak bij wie de mail stuurde, op welke datum en eventueel in welk mapje ik het heb opgeborgen.
3 Alle overige berichten kun je direct verwijderen. Maak er een gewoonte van om dat ook echt te doen!

Heb je vragen over het omgaan met je mail?
Loopt je mailbox vol en heb je daar stress van?
Zou je graag eens met willen overleggen wat je daaraan kunt doen?
Stuur me dan even een bericht MAIL MIJ HIER.